مدیریت مواد مصرفی بوتاکس و فیلر با موجودی جدا

مدیریت مواد مصرفی بوتاکس و فیلر یعنی برای هر کالا سه چیز همزمان معلوم باشد: چند تا روی قفسه است، چه تعداد و با چه بهای واحدی از کدام تأمین‌کننده آمده، و چه مقداری در ویزیت‌ها از موجودی کم شده. بدون این سه عدد، پر بودن نوبت‌های امروز تضمین نمی‌کند که کشوی درمان هم پر باشد.

شکل معمول خرابی وسط روز است. پزشک محصول را می‌خواهد، کشو خالی است، پذیرش به تأمین‌کننده زنگ می‌زند، و مالک موضوع را از فاکتوری می‌فهمد که چند روز بعد می‌رسد. دفتر نوبت شلوغ بوده؛ موجودی نه. این دو فهرست یکی نیستند.

بوتاکس و فیلر را در یک ردیف به نام مواد زیبایی جمع نکنید. فیلر لب، فیلر چانه، فیلر گونه، فیلر دور چشم، فیلر بینی و فیلر سایر، هر کدام کالای خودش است و بوتاکس هم کنار آن‌ها یک کالای جداست. یک عدد کلی در اکسل نشان نمی‌دهد کدام کشو فردا خالی می‌شود.

جنس‌های کوچک هر ویزیت را هم جدا بشمارید: سرنگ، سوزن، دستکش، لیدوکائین، و اگر در کلینیک هست مزوتراپی، آنزیم و سایر مصرفی‌ها. این‌ها تیتر خرید نیستند ولی هر روز از قفسه می‌روند. اگر فقط ویال‌ها را بشمارید، روزی که ویال هست و سرنگ نیست همان توقف را دارید.

موجودی امروز از این جمع ساده درمی‌آید: مانده اول، به‌علاوه خریدهایی که رسیده‌اند، منهای مقداری که روی ویزیت‌ها ثبت شده، به‌علاوه یا منهای اصلاح شمارش. اصلاح برای وقتی است که شمارش فیزیکی با دفتر یکی نیست؛ باید با یادداشت باشد تا بعداً معلوم شود موجودی چرا جابه‌جا شده، نه یک خط‌خوردگی بی‌نام.

سفارش خرید موجودی را زیاد می‌کند و بدهی به همان تأمین‌کننده را هم ثبت می‌کند: مقدار و بهای واحد هر ردیف. پرداخت بعدی به تأمین‌کننده این بدهی را کم می‌کند، ولی تعداد داخل کشو را عوض نمی‌کند. برعکس، خالی شدن کشو با پرداخت فاکتور پر نمی‌شود. پول و عدد قفسه دو حساب‌اند.

کم شدن موجودی یک سؤال برای نوبت فردا است، نه یک هزینه همان روز. جنسی که هنوز مصرف نشده دارایی انبار است. بهای آنچه در ویزیت رفته به بهای تمام‌شده خدمات می‌رود؛ کارتن باز نشده نباید سود این ماه را کوچک کند. سفارش خرید وقتی معنا دارد که موجودی باقی‌مانده برای نوبت‌های بسته‌شده کافی نباشد، نه هر وقت فاکتور قبلی تسویه شد.

نام کالا را طوری بنویسید که پذیرش و پزشک هر دو همان چیز را بفهمند. اگر برندهای مختلف یک نوع فیلر را جدا تعریف کنید، موجودی و بهای واحدشان قاطی نمی‌شود. اگر همه را زیر یک نام بگذارید، هم شمارش غلط می‌شود و هم بهای ویزیت از میانگینی درمی‌آید که به هیچ جعبه‌ای وصل نیست.

در منشی‌یار هر قلم مصرفی با دسته‌ای مثل بوتاکس یا یکی از انواع فیلر، و در کنارش سرنگ و سوزن و دستکش، تعریف می‌شود و موجودی روی قفسه دیده می‌شود. ثبت سفارش از تأمین‌کننده موجودی و مانده بدهی را با هم به‌روز می‌کند. روی ویزیت مقدار مصرف ثبت می‌شود و از موجودی کم می‌شود. اگر شمارش قفسه با سیستم فرق داشت، اصلاح موجودی با یادداشت جدا از مصرف ویزیت می‌ماند.

برای اینکه فردا وسط ویزیت کشو خالی نباشد، ثبت‌نام کلینیک از /register است. کالاهایی را که واقعاً نگه می‌دارید وارد کنید، موجودی امروز را بنویسید، و از این به بعد هر خرید و هر مصرف ویزیت را همان روز ثبت کنید. مدیریت مواد مصرفی بوتاکس و فیلر از این دفتر جلو می‌رود، نه از باز کردن کشو سر بزنگاه.