پیگیری مانده حساب مراجع کلینیک زیبایی در پرونده

پیگیری مانده حساب مراجع کلینیک زیبایی یعنی قبل از اینکه مراجع از پذیرش برود، سه عدد پرونده‌اش معلوم باشد: جمع بدهی فاکتورهای باز، اعتباری که از پرداخت قبلی مانده، و مانده خالص همین نفر. جمع فروش روز این جواب را نمی‌دهد، چون نمی‌گوید کدام پرونده هنوز تسویه نشده است.

حالت معمول پذیرش این است که خدمت انجام شده، بخشی از مبلغ کارت کشیده شده و بقیه به واریز بعدی موکول شده. اگر تفاوت روی همان فاکتور نماند، شیفت بعد نه شماره پرونده را دارد و نه می‌داند این مبلغ جزو دریافت امروز نبوده. اختلاف فردا به حافظه منشی وصل است، نه به حساب.

یک ستون تسویه کنار اسم در دفتر نوبت برای پرداخت جزئی کافی نیست. مراجع در یک ماه ممکن است دو خدمت جدا داشته باشد. اگر هر دو در یک خط جمع شوند، معلوم نیست کدام فاکتور مانده دارد و کدام بسته شده. پیگیری باید به فاکتور بچسبد، نه به یک تیک کلی.

پرداخت اضافه هم همان‌قدر گم می‌شود. گاهی مراجع بیشتر از مبلغ یک فاکتور می‌پردازد تا جلسه بعد از همان اعتبار کم شود. اگر این مبلغ به پرونده نچسبد، پذیرش جلسه بعد دوباره مبلغ کامل را می‌نویسد و مراجع حق دارد اعتراض کند. اعتبار، پول همان مشتری است که هنوز به فاکتوری وصل نشده.

کار درست همان لحظه ویزیت است. برای خدمت انجام‌شده فاکتور صادر می‌شود. وضعیت فاکتور یکی از این‌هاست: صادر شده، پرداخت جزئی، یا تسویه. مانده هر فاکتور جدا می‌ماند. دریافت با نقد، کارت، انتقال یا سایر ثبت می‌شود. هر بخشی که به فاکتور نرسد اعتبار همان پرونده است، نه مبلغی که ته صندوق گم شود.

برای تصمیم پذیرش، مانده خالص کافی است: بدهی باز منهای اعتبار. قبل از شروع ویزیت بعدی، پرونده را باز کنید. اگر مانده دارد، همان جا گفته می‌شود. موکول کردن این حرف به آخر ماه، فهرستی می‌سازد که تا جمعه کسی سراغش را نمی‌گیرد.

بدهی مراجع را با کار تقویم عوض نکنید. اینکه جلسه بعد در نوبت‌های روز جا دارد یا مراجع منتظر وقت خالی است، سؤال زمان است. اینکه فاکتور قبلی هنوز مانده دارد، سؤال پول است. هر دو را باید دید، ولی یک عدد نیستند و با یک تیک در دفتر حل نمی‌شوند.

این مانده را وارد سود ماه نکنید. تا پرداخت ثبت نشود، مبلغ در درآمد نقدی آن روز نیست و محاسبه سود خالص از دریافتی و هزینه‌ها جدا از این فهرست بدهکاران انجام می‌شود. فایده پیگیری این است که دریافت واقعاً اتفاق بیفتد، نه اینکه بدهی روی کاغذ جزو فروش حساب شود.

در منشی‌یار روی پرونده مشتری همین سه عدد کنار هم است: بدهی باز، اعتبار، و مانده خالص. هر فاکتور مانده خودش را نشان می‌دهد و پرداخت تازه یا به همان فاکتور می‌نشیند یا به‌صورت اعتبار روی پرونده می‌ماند.

اگر امروز هم مراجع با پرداخت ناقص خارج می‌شود، ثبت‌نام کلینیک را از /register انجام دهید، پرونده را با شماره پرونده باز کنید و فاکتور همان ویزیت را همان‌جا صادر کنید. پیگیری مانده از این به بعد به شیفت و حافظه منشی وصل نیست.